Privacy, cookies en gerelateerd

jouw persoonsgegevens; inzien, wijzigen, verwijderen, cookies en meer

 

Nederlof Centrum gaat uiterst voorzichtig om met de persoonsgegevens van studenten.

Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die wij bijhouden. De informatie bestaat voornamelijk uit algemene (dus niet gevoelige) informatie. De wijze van opslag en beveiliging kan je hier vinden, en ook staat hier informatie over wat we met deze gegevens doen en wat wij er zeker nooit mee doen.

Verder uitgebreide informatie over de mogelijkheden die je hebt om:

  • De gegevens van en over jou in te zien.
  • Een deel van de informatie over jou te laten aanpassen.
  • De informatie over jou (deels of geheel) te laten verwijderen.
  • Aan te geven dat er niets extern mag worden doorgegeven (en de uitzonderingen daar op).
  • Wanneer gegevens niet zomaar kunnen worden aangepast of verwijderd.
  • Wat de procedures zijn en wanneer wij uiterlijk reageren.

Welke persoonsgegevens houden wij bij

Dat wat van belang is voor het volgen van de cursus of opleiding en de eventuele praktische financiële afhandeling daarvan, waaronder:

  • Naam student voor communicatie /post, om fiscale redenen en voor het certificaat.
  • Adres voor post en fiscale redenen.
  • Email om een bevestiging naartoe te sturen en voor communicatie over de cursus of opleiding.
  • Telefoon nummer om je te kunnen bellen indien er iets is en soms om een SMS te sturen.
  • IP adres van je computer of tablet of smartphone om zeker te weten dat jij het (weer) bent.
  • De gevolgde opleidingen en cursussen houden we bij. Dat moet om fiscale redenen en voor als een student ooit een overzicht nodig heeft van studie-uren in verband met een hbo paramedische verklaring of aanverwant.
  • Gezondheid (fysiek en mentaal), medicijngebruik en zwangerschap: deze vragen stellen we alleen bij het volgen van een langdurige opleiding en ook alleen voor dat doel.
  • Betalingen van nota’s in onze administratie en het bedrijf die onze administratie verzorgt.
  • Cookies: onze website maakt geen gebruik van cookies die individuele persoonsgegevens onthouden en opslaan. Alleen voor navigatie en google wordt gebruik gemaakt van z.g. analytische cookies. (deze zijn niet gebonden aan een naam of adres)
  • De formulieren op de website verzamelen naast jouw persoonsgegevens ook: jouw IP adres en het gebruikte OS.

Welke persoonsgegevens gebruiken we waar?

We begrijpen dat je wilt weten waar je gegevens gebruikt worden.

  • Hierbij maken we onderscheid tussen ‘gewone’ gegevens zoals naam, adres, email en telefoon nummer en de cursussen of opleidingen die je volgt, en ‘gevoelige informatie’ zoals een aandoening op fysiek of mentaal gebied, medicijnen en dergelijke.
  • Gewone persoonsgegevens worden gebruikt op de deelnemerslijst van een cursus, voor de leraar en de administratie. Deze worden bij een cursus in principe niet meegeven aan de deelnemers.
  • Gewone persoonsgegevens worden gebruikt op de deelnemerslijst van een opleiding, voor de leraar en de administratie. Een vereenvoudigde lijst wordt bij aanvang van de opleiding verstrekt aan elke deelnemer van de opleiding omdat er bijvoorbeeld oefenteams gevormd moeten worden.
  • Gevoelige informatie komt eigenlijk nooit op een lijst terecht. De informatie wordt alleen gedeeld met een medewerker om deze te informeren indien het van belang is, of voor overleg met de student, Dan wordt zo minimaal mogelijk informatie verstrekt en op individuele basis, dus geen hele lijst van personen.
  • Onze mailinglijst voor nieuwsbrieven is extern gehost en is apart van de database met studenten gegevens. Dat wilde zeggen dat er geen rechtstreekse of permanente link is tussen de mailinglijst en onze database. Voordeel daarvan is dat het onmogelijk is dat er middels een fout onbedoelde informatie gedeeld kan worden / in de mailinglijst terecht kan komen.
  • Aanmelden voor de nieuwsbrief doe je zelf en gaat buiten ons kantoor om. De enige uitzondering hierop is als je je aangemeld hebt voor een opleiding; dan schrijven wij je in voor de nieuwsbrief omdat het gedurende de opleiding belangrijk om op de hoogte gehouden te worden.
  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan je zelf doen; onder elke nieuwsbrief staat de optie om je uit te schrijven.
  • Als een student informatie vraagt over een mede-student wordt deze pas verstrekt na nadrukkelijke toestemming van die mede-student zelf.

Bewaartermijn

  • Omdat jouw gegevens ook na langere tijd nodig kunnen zijn om aan te tonen welke cursussen of opleiding(en) je hebt gevolgd en de juiste studie-uren aan te tonen, zullen we jouw dossier bewaren. Er is geen maximale termijn. Voor bepaalde gegevens zoals naam, adres, nota’s, betalingen en de afhandeling van klachten is er ook een minimale bewaartermijn i.v.m. wettelijke en fiscale verplichtingen. Deze is 7 tot 10 jaar.

Worden de gegevens verkocht of …

  • Persoonsgegevens worden niet verkocht of gebruikt voor mailing doeleinden, ook niet voor z.g. non-commerciële doeleinden, goede doelen etc.
  • Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die niet rechtstreeks in het verlengde liggen van een opdracht van de cliënt / student. ‘In het verlengde van’ wil zeggen laten vervaardigen of opsturen van lesmateriaal, doen van een bestelling of verstrekken van informatie die voor het volgen van een opleiding of als informatie voor de leraar belangrijk kan zijn.
  • Onze nieuwsbrieven zijn niet afgestemd op aan ons verstrekte persoonsgegevens en zijn gelijk voor elke lezer. Uiteraard wordt er soms wel rekening gehouden met interesses van studenten maar daarbij wordt nadrukkelijk niet gekeken naar individuele persoonsgegevens.

Hoe bewaren wij de gegevens?

Hoe worden de gegevens door ons bewaard:

  • De gegevens worden beveiligd bijgehouden in een moderne database die niet ‘gehost’ is zoals dat heet op een van onze computers, maar elders – beschermd door login-codes en wachtwoorden.
  • De verbinding tussen onze computers en de database is altijd beveiligd.
  • De database zelf is versleuteld en beveiligd, ook de backups zijn versleuteld en beveiligd.
  • Elke medewerker binnen Nederlof centrum heeft alleen toegang tot dat deel van de gegevens welke hij of zij nodig heeft.
  • Ook de formulieren op de websites die gevoelige informatie bevatten zijn beveiligd middels een https (secure) verbinding.
  • De websites van ons bevatten geen gebruikersnamen en dergelijke van studenten. Enige uitzondering daarop is de site van de Nederlof Academie. Het account die je nodig hebt om in te loggen bevat jouw naam, gebruikersnaam voor de site, het wachtwoord (maar die kunnen wij niet zien) en jouw email adres. Studenten kunnen elkaars gegevens niet zien.
  • Jouw gegevens worden niet op papier of anderszins toegankelijk bewaard, tenzij als tijdelijke checklist bij bijvoorbeeld een gesprek tussen de student en een leraar of directie of voor een lijst van deelnemers.
  • Een kopie van jouw aanmelding wordt bewaard tot na afronding en betaling van de aankoop, cursus of opleiding.
  • Correspondentie met studenten bewaren wij tot er geen reden meer is om deze te bewaren.

Wij verzamelen geen informatie over:

  • Politieke voorkeur
  • Seksuele voorkeur
  • Financiële situatie / salaris etc tenzij dit relevant zou zijn bij een financiële regeling, aflossing en dergelijke
  • Samenlevingsvorm
  • Vermogen
  • Strafblad (uitgezonderd medewerkers)
  • Sociale media
  • Bank details (tenzij deze nodig zijn i.v.m. een terugstorting of het traceren van een betaling)

Informatie over Cookies*

(op onze websites)

  • Nederlof Centrum houdt geen gepersonaliseerde database bij met informatie van bezoekers van onze websites.
  • Sommige plugins* lezen jouw browser voor gegevens zoals beeldscherm formaat, zodat de bezoeker de website op de juiste manier ziet op je computer, iPad of smartphone. Daarom kan je een website ook op een telefoon bekijken; dan past de website zich aan aan de mogelijkheden van jouw scherm. Deze gegevens bewaren wij niet.
  • Zoekmachines zoals Google en Bing plaatsen een cookie in de browser van elke bezoeker om bij te houden welke pagina’s van een site door ‘iemand’ bezocht zijn. Dat is niet terug te leiden tot een individu (anoniem).
  • Wij bewaren ook niet ‘wie wanneer’ akkoord is gegaan met de cookies via onze site; deze manier om de privacy van bezoekers te beschermen (IP adres, datum, welke pagina’s etc. wordt dan bewaard) tast wat ons betreft de privacy juist teveel aan. (een cookie op je eigen apparaat kan je verwijderen, de vermelding in een register van een bedrijf niet, wij houden dus niets bij!)
  • Er is getracht je zo min mogelijk te confronteren met een indringende pop-up of balk die keer-op-keer je toestemming vraagt. (alleen als je alle cookies verwijderd zal je wat vaker gevraagd worden om akkoord te gaan, dat vereist de wetgeving helaas)
  • Op de site verschijnt een balk waarin gevraagd wordt akkoord gegaan met het plaatsen van de cookie. De antwoorden waar je uit kunt kiezen zijn: O.K. en Nee. Bij ‘Nee’ plaatst google geen cookie in je browser. Daarnaast is er ook een link aanwezig die meer info geeft over onze cookies en privacy richtlijnen.

Extra informatie *

  • Een plugin is een extra toevoeging die een functionaliteit toevoegt aan een website.
  • Een cookie is een heel klein bestandje met daarin meestal de naam van de website die je bezoekt, gegevens over jouw browser, data bezoek en wat technische details. Dit bestandje heeft zo-wie-zo een beperkte levensduur (wordt na uiterlijk een jaar automatisch verwijderd of op non-actief gezet) en bevat geen persoonlijke informatie en ook geen informatie zoals welke pagina’s je bezocht hebt .

Doorgeven van Persoonsgegevens

Als je niets onderneemt kan worden doorgegeven:

  • Gewone persoonsgegevens als naam, adres, telefoon en email worden doorgegeven aan bijvoorbeeld een leverancier van een behandeltafels als je een behandeltafel besteld hebt, of aan externe leraren van een opleiding medische basiskennis.
  • Gegevens zoals aandoeningen, medicijngebruik e.d. worden niet doorgegeven aan een leverancier of aan een externe leraar van bijvoorbeeld de opleiding medische basiskennis.
  • Gegevens die worden verzameld voor een doel, bijvoorbeeld details over je vooropleiding die de leraren van sommige opleidingen nodig hebben, worden doorgegeven aan de betreffende externe partij. Dan weet je echter dat ze daarvoor zijn, want de vragen en jouw antwoorden staan dan ook op het aanmeldingsformulier.
  • Gegevens over jou en de gevolgde opleiding en gekozen betaalwijze kunnen worden doorgegeven aan een incassobureau of deurwaarder bij wanbetaling.

Als je wilt dat we helemaal niets doorgeven:

  • Dan sturen we ook geen gegevens door naar een leverancier als je een behandeltafels zou bestellen of je zou inschrijven voor een opleiding bij ons die verzorgd wordt door een externe partij.
  • Er wordt dan contact met je opgenomen en wordt je verzocht om ons schriftelijk (email) toestemming te geven voor die ene keer vergezeld van een kopie van een geldig legitimatiebewijs (ID).

Als je wilt dat we niets doorgeven:

  • stuur een email naar kantoor@nederlofcentrum.nl met daarin:
  • verzoek aan ons om zonder toestemming van jou niets door te geven aan andere (externe) partijen.
  • Een kopie (scan) van een geldig ID (legitimatiebewijs).
  • Je ontvangt van ons per email een bevestiging dat we een aantekening hebben gemaakt over het ‘niet doorgeven’.

Hou er rekening meer dat er uitzonderingen zijn op het niet doorgeven:

  • bijvoorbeeld bij wanbetaling; dan gaan er altijd gegevens van/over jou naar een incassobureau en/of deurwaarder
  • bij informatie verzoeken van de belastingdienst of een andere overheidsinstantie

Recht op inzage

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens in te zien.

  • Het verzoek daartoe kan je indienen per email naar: kantoor@nederlofcentrum.nl (niet per papieren post).
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt inzien, zoals:

  • jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • de notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • overzicht van opleidingen
  • overzicht van informatie die we eventueel gedeeld zouden hebben met anderen
  • emails die we eventueel bewaard hebben
  • aanmeldingsformulieren voor cursussen en opleidingen
  • gezondheidsverklaring bij het volgen van een opleiding
  • foto die we van je hebben (die heb je ons verstrekt bij het volgen van een opleiding)
  • ontvangen betalingen voor door ons verstuurde nota’s
  • account Nederlof Academie ( digitale lessen die bij een opleiding of cursus horen)
  • vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatieaanvragen verzonden zijn

Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.

Recht op aanpassing

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten aanpassen.

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten aanpassen:

  • jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • de notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • overzicht van opleidingen
  • emails die we eventueel bewaard hebben
  • aanmeldingsformulieren voor cursussen en opleidingen
  • gezondheidsverklaring bij het volgen van een opleiding
  • foto die we van je hebben (die heb je ons verstrekt bij het volgen van een opleiding)
  • ontvangen betalingen voor door ons verstuurde nota’s
  • account Nederlof Academie (digitale lessen die bij een opleiding of cursus horen)
  • vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatieaanvragen verzonden zijn

Voorwaarde is dat de gegevens die je laat aanpassen niet nodig zijn voor ons in verband met een opleiding of cursus die je bij ons volgt of voor ingeschreven staat en niet nodig zijn in verband met eventuele financiële verplichtingen. Het zou kunnen zijn dat je eerst lopende verplichtingen moet nakomen voordat de gegevens kunnen worden aangepast, omdat wij anders niet meer weten hoe en wat.

  • Een verzoek tot aanpassing kan je indienen per email naar: kantoor@nederlofcentrum.nl (dus niet per papieren post).
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste aanpassing (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na onze toezegging.

Recht op inzage verstrekking gegevens

Je kunt een verzoek indienen om inzage te krijgen aan wie jouw gegevens eventueel verstrekt / doorgegeven zijn.

Alhoewel wij jouw gegevens nooit ‘zomaar’ doorgeven zijn er situaties denkbaar waarin dit noodzakelijk en wenselijk is:

  • je hebt een behandeltafel bij ons besteld: wij geven de bestelling en jouw adresgegevens door aan de leverancier.
  • je volgt een opleiding via ons die wordt onderwezen door een externe leraar of extern instituut: zonder die gegevens zouden ze jou niet op de deelnemerslijst kunnen zetten en geen nota kunnen sturen.
  • bij elke opleiding staat een deel van jouw gegevens op een deelnemerslijst die aan de leraar verstrekt wordt.

Wat nooit aan een extern instituut of een leverancier wordt doorgegeven:

  • foto
  • gegevens over fysieke gezondheid tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd
  • gegevens over mentale gezondheid tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd
  • gegevens over medicijngebruik tenzij deze bij de aanmelding voor die specifieke dienst of product werden gevraagd

In het verzoek graag vermelden wat je precies wilt weten:

  • aan wie de gegevens verstrekt zijn
  • wanneer deze verstrekt zijn
  • waarom deze verstrekt zijn (het nut)
  • welke gegeven exact verstrekt zijn

Verzoek indienen:

  • Een verzoek hiertoe kan je indienen per email naar: kantoor@nederlofcentrum.nl (dus niet per papieren post).
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • Als het veel informatie betreft, is er soms 30 dagen extra nodig om alle informatieve verzamelen.

Recht op verwijdering (vergeten te worden)

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten verwijderen (je bent dan als het ware ‘vergeten’).

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten verwijderen:

  • jouw record in onze database met jouw naam en adres gegevens
  • de notities in de database die we bijgehouden hebben (als die er zijn)
  • overzicht van opleidingen
  • emails die we eventueel bewaard hebben
  • aanmeldingsformulieren voor cursussen en opleidingen
  • gezondheidsverklaring bij het volgen van een opleiding
  • foto die we van je hebben (die heb je ons verstrekt bij het volgen van een opleiding)
  • account Nederlof Academie (digitale lessen die bij een opleiding of cursus horen)
  • vanaf welk IP adres de aanmeldingen of informatie aanvragen verzonden zijn

Voorwaarde is dat de gegevens die je laat verwijderen niet nodig zijn voor ons in verband met een opleiding of cursus die je bij ons volgt of voor ingeschreven staat of in verband met eventuele financiële verplichtingen. Het zou kunnen zijn dat je eerst lopende verplichtingen moet nakomen voordat de gegevens kunnen worden verwijderd, omdat wij anders niet meer weten hoe en wat.

Verzoek indienen:

  • Een verzoek daartoe kan je indienen per email naar: kantoor@nederlofcentrum.nl (dus niet per papieren post).
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie of jij echt jij bent (daarbij vragen wij ook een kopie van een ID).
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste verwijdering (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na onze toezegging.

Beperkingen:

  • Realiseer je wel dat wij daarna op geen enkele wijze meer kunnen assisteren in het aantonen welke opleiding(en) of cursus(sen) je eventueel ooit hebt gevolgd bij ons.
  • Nota’s en betalingsoverzichten kunnen wij pas verwijderen nadat de fiscale bewaarplicht is verlopen.

Link naar ons Privacy beleid

  • In de bevestiging (email) die je ontvangt na een informatieaanvraag of een aanmelding zit altijd onderin een link naar deze pagina over privacy, cookies en gerelateerde informatie
  • De pagina kan je hier vinden: https://www.nederlofcentrum.nl/privacy-en-gerelateerd/
  • Op aanvraag kunnen we de link altijd toesturen.
  • Stuur dan een email naar: kantoor@nederlofcentrum.nl

 

Print Friendly, PDF & Email
Privacy beleid en cookies
5 (100%) stem: 5